Archive

Posts Tagged ‘Knowledge Management System TIK Universitas’

Implementasi Knowledge Management System pada UPT Puskom Universitas Lampung

October 21st, 2012 No comments

TUGAS 2

 

Implementasi Knowledge Management System

pada UPT Puskom Universitas Lampung

 

 GIGIH FORDA NAMA

1106041975

 

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS INDONESIA

2012

 

I.    PENDAHULUAN

 1.1.      Latar Belakang.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technology) atau TIK yang sangat fenomenal telah membawa dunia memasuki era baru globalisasi yang lebih cepat dan dinamis. Keberadaan TIK telah berdampak pada hampir seluruh aspek kehidupan umat manusia, membentuk masyarakat berpengetahuan (knowledge society), khususnya masyarakat informasi (information society).  Pertumbuhan bidang TIK selain menjadi katalis perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS), juga telah memicu dan mendorong perkembangan manajemen kelembagaan atau organisasi. Perpaduan teknologi komunikasi dan kehandalan teknologi informasi, yang tidak hanya mampu untuk memproses dan komputasi data, tetapi juga meliputi, antara lain, jaringan yang menghubungkan antarkomputer sedemikian rupa sehingga antarkomputer dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi tanpa batas ruang dan waktu, merupakan tantangan dan peluang bagi suatu institusi atau lembaga untuk berkembang. Itulah sebabnya untuk meningkatkan keunggulan komparatif dan kompetitifnya kini banyak perusahaan, pelaku bisnis, dan industri berskala internasional dan nasional telah menempatkan TIK bukan hanya sebagai alat pendukung kinerja tetapi sebagai senjata strategis dalam menghadapi era informasi yang sangat kompetitif ini.

Kehandalan TIK yang mampu mentransmisi informasi, yang mencakup data numerik, teks, audio dan visual antarkomputer, sehingga informasi bukan hanya sebagai bahan cetakan saja, tidak pelak lagi juga telah mengubah cara pandang dan pengelolaan pendidikan tinggi.  Dalam abad informasi yang penuh persaingan ini, institusi pendidikan tinggi atau perguruan tinggi dapat diumpamakan sebagai knowledge enterprise. Perguruan tinggi dapat diibaratkan seperti sebuah knowledge server. Dalam hal ini, knowledge yang dimaksud tidak hanya kumpulan ilmu pengetahuan, tetapi juga sekumpulan informasi. Sebagai knowledge server, perguruan tinggi harus mampu mengkreasi  (creating), menyimpan atau menjaga (preserving), menyampaikan (transmitting), menyebarkan (disseminating), dan menerapkan (applying) pengetahuan dan informasi. Oleh karenanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan perguruan tinggi sangat tergantung pada kepiawaian perguruan tinggi tersebut dalam mengelola informasi dan pengetahuan.

Universitas Lampung (Unila) sebagai Perguruan Tinggi Negeri di Lampung telah memiliki lembaga khusus yang berperan dalam pengelolaan TIK guna menunjang aktifitas Tridharma Perguruan Tinggi, lembaga ini adalah UPT Puskom, merupakan akronim dari Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer, merupakan lembaga yang dibentuk dengan tugas pokok utama adalah mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyimpan dan informasi serta memberikan layanan untuk program pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Visi dari Puskom adalah “Menjadi Pusat Pelayanan, Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang Handal dan Berdaya Saing Tinggi”. Misinya adalah: 1).Meningkatkan layanan TIK bagi civitas akademika Universitas Lampung. 2).Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran. 3).Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 4).Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi Unila. 5).Mengembangkan sistem informasi manajemen yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar. 6).Meningkatkan budaya TIK yang kondusif dan dinamis di lingkungan Unila.

Tujuan yang ingin dicapai adalah 1).Meningkatkan dan mengembangkan sistem teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung peningkatan kualitas proses belajar-mengajar.2).Meningkatkan dan mengembangkan kapasitas komputasi dan sistem informasi manajemen yang mendukung kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.3). Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang handal untuk mendukung kelancaran TIK.4).Meningkatkan dan mengembangkan sistem informasi manajemen berbasis teknologi informasi dan komunikasi, dalam rangka meningkatkan sistem tata kelola Unila yang lebih sehat, efisien, efektif, dan akuntabel, serta dapat mengangkat citra Unila yang positif di mata masyarakat.5).Meningkatkan budaya dan kompetensi bidang teknologi informasi dan komunikasi di kalangan civitas akademika.6).Meningkatkan kinerja layanan bidang teknologi informasi dan komunikasi, seperti layanan konektivitas jaringan intranet dan internet, layanan akses ke informasi akademik, dan layanan pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi.7).Mengembangkan sistem keamanan dalam memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di UNILA.8).Meningkatkan kerjasama bidang teknologi informasi dan komunikasi dengan pihak eksternal UNILA, dalam rangka membangun masyarakat pembelajar untuk lebih mampu bersaing.9).Meningkatkan kinerja manajemen pengelolaan sumberdaya dan infrastruktur informasi dan teknologi informasi dan komunikasi UNILA.

Saat ini Puskom memiliki 4 divisi untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi yang telah dicanangkan sebelumnya yaitu 1).BBS Unilanet, berperan dalam mengelola interkoneksi jaringan intranet/internet. 2).ADPC, berperan dalam mengelola sistem informasi akademik Unila, 3). MISTC, berperan dalam penyelenggaran pelatihan dan manajemen sistem informasi, 4). CSC, berperan dalam melayani keperluan akademik mahasiswa. Sumber daya manusia pengelola 4 divisi tersebut sangatlah terbatas dengan rincian sebagai berikut: BBS;terdiri dari 2 orang staff PNS dan 5 pegawai honor, ADPC; terdiri dari 4 orang PNS, MISTC; terdiri dari 1 orang PNS dan satu pegawai honor, CSC; terdiri dari 1 PNS dan 1 pegawai honor. Dari komposisi SDM tadi terlihat bahwa Puskom hanya sedikit memiliki tenaga ahli dengan kewajiban tugas yang cukup banyak, sehingga sering terjadi overload aktifitas karena minimnya tim pengelola. Pada beberapa divisi hanya mengandalkan satu orang tenaga ahli tanpa ada alternatif tenaga ahli lain sehingga ilmu serta pengalaman yang dimiliki hanya dikuasai sendiri dan tidak terjadi proses transfer pengetahuan. Proses sharing dan transfer knowledge antar sesama pengelola juga masih relatif jarang dilakukan, sehingga seringkali pengelola mengalami staknasi dan berjuang sendiri ketika dihadapkan pada masalah besar. Dokumentasi kegiatan dan aktifitas rutin keseharian masih belum dilakukan secara terintegrasi dan terpadu, masing masing divisi dengan caranya sendiri menyimpan dokumentasi seperti disimpan dalam bentuk CD, lembaran kertas, atau hanya menyimpannya dalam  fikiran masing-masing.

Kondisi ini mencerminkan bahwa kondisi knowledge management pada Puskom belum terkonsep dengan baik sehingga belum saling memberikan manfaat positif antar sesama anggotanya. Dengan manajemen yang baik, banyak manfaat yang bisa dipetik misalnya mengenai manajemen pembelajaran, administrasi, kepakaran bidang tertentu, pengembangan karir, dan sebagainya. Untuk mewujudkan hal tersebut harus dibudayakan kebiasaan menulis dan mem-publish tulisan. Selain itu diperlukan juga sistem manajemen knowledge sebagai wadah para anggotanya untuk mem-publish ide, gagasan, atau hasil penelitiannya. Selain itu, wadah untuk menanggapi (diskusi) topik yang telah diposting oleh member juga harus tersedia. Sistem manajemen knowledge organisasi semacam ini dikenal dengan istilah OKMS (Organization Knowledge Management System). Pada dasarnya proses manajemen knowledge meliputi 4 fungsi pokok, yaitu using knowledge (penggunaan knowledge), finding knowledge (penemuan knowledge), creating knowledge (pembuatan knowledge) serta packaging knowledge (pengemasan knowledge).

Read more…